Construire la fonction RH d'une TPE : par où commencer ? (épisode 2)

Les fondations invisibles : l'administratif

Je vous avais promis de commencer par les fondamentaux. Les voici.
Et autant le dire tout de suite : l'administratif RH, ce n'est pas le sujet qui fait rêver. Personne n'a jamais rejoint une entreprise pour la qualité de son registre du personnel. Mais c'est exactement comme les fondations d'une maison, on ne les voit jamais une fois la maison construite, et pourtant tout repose dessus. Mal posées, c'est toute la suite qui penche.

C'est par là que j'ai commencé. Pas par choix romantique : par nécessité.

Le défi : de bonnes fondations… à faire monter en gamme

Contrairement à ce qu'on imagine, je ne suis pas arrivée dans le chaos. L'administratif du personnel était déjà bien tenu : avant moi, une assistante administrative s'en occupait avec sérieux. Les dossiers des collaborateur·rice·s étaient proprement classés, les documents à leur place. De ce côté-là, les basiques existaient.
Là où il y avait un vrai chantier, c'était ailleurs, sur deux terrains bien précis.

D'abord, la conformité. Gérer des dossiers, c'est une chose, s'assurer que l'entreprise coche toutes ses obligations légales en est une autre. Ce sont deux métiers différents, et c'est justement là que mon regard RH a fait la différence.

Ensuite, la centralisation. Les documents RH étaient déjà signés électroniquement (on n'était pas resté au papier). Mais la signature passait par une plateforme à part, déconnectée de notre SIRH. Concrètement : on signait d'un côté, puis il fallait récupérer le document signé et le reclasser à la main dans le bon dossier numérique. Fonctionnel, mais source de documents éparpillés et de manipulations en trop.

Ce que j'ai mis en place

Fiabiliser la conformité. C'est devenu mon premier vrai apport. J'ai repris les sujets qu'on a tendance à découvrir le jour où ils manquent :

• le DUERP (Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels), au delà d'une simple obligation légale, il permet de recenser l'ensemble des risques professionnels auxquels les salariés sont exposés (troubles musculo-squelettiques, psycho-sociaux...) afin de définir les actions de préventions pour les protéger : le construire, l'ancrer dans la réalité de nos métiers, et le faire vivre plutôt que le ranger dans un tiroir ;
• les affichages obligatoires : vérifier ce que la loi impose réellement d'afficher, et le mettre à jour ;
• plus largement, tout ce socle réglementaire (registre unique du personnel, obligations diverses) qu'une entreprise doit tenir, peu importe sa taille.

La conformité, ce n'est pas glamour, mais c'est ce qui protège tout le monde. Côté entreprise, ne pas être en règle, c'est s'exposer à des sanctions, des amendes, voire à une responsabilité engagée en cas de contrôle ou d'accident, sans parler de l'image renvoyée. Côté collaborateur·rice·s, une entreprise conforme, c'est l'assurance que leurs droits sont respectés, que leur santé et leur sécurité sont réellement prises en compte, et qu'ils·elles évoluent dans un cadre clair et fiable. À 10 personnes, c'est pourtant souvent le grand oublié.

Tout centraliser dans le SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines — le nôtre, c'est Lucca). C'est la vraie nouveauté que j'ai introduite. La signature électronique existait déjà, mais sur une plateforme séparée. J'ai tout rapatrié dans notre SIRH : contrats, chartes, règlement intérieur… tout se génère, se signe et se conserve désormais au même endroit.

Le gain est double. D'abord, fini les documents éparpillés à reclasser : le document signé reste dans le dossier du·de la collaborateur·rice, automatiquement, sans manipulation. Plus d'aller-retour entre deux outils, plus de fichier oublié quelque part.

Ensuite, un vrai gain de temps à la génération : les documents se créent à partir de modèles dont les champs se remplissent tout seuls avec les informations RH du·de la salarié·e déjà présentes dans le SIRH. Nom, poste, rémunération, dates… tout se pré-remplit. Je fais en quelques clics ce qui demandait de ressaisir et vérifier chaque information à la main. Côté collaborateur·rice, l'expérience est fluide et pro : on reçoit son document, on le signe en ligne, il est classé au bon endroit. Tout est tracé, tout est propre.

Ce que j'en retiens

L'administratif RH, c'est ingrat, mais c'est ce qui rend tout le reste possible. On ne peut pas construire un recrutement solide, une politique de formation ou un dialogue social serein sur des fondations bancales.
Et surtout, j'ai compris qu'il y a une différence entre « gérer l'administratif » et « sécuriser la fonction ». Le classement des dossiers, la conformité réglementaire et la digitalisation ne demandent pas les mêmes compétences et c'est en les réunissant qu'une vraie fonction RH commence à exister.

Effet secondaire que je n'avais pas anticipé : quand les documents sont carrés, la conformité assurée et chaque contrat généré, signé et classé au même endroit sans effort, les gens arrêtent de s'inquiéter de ces sujets. Et c'est là que la RH peut enfin s'occuper de ce qui compte vraiment : les personnes.

Dans le prochain épisode, on attaque le gros morceau, celui qui fait peur à beaucoup de RH solo : la paie, et son internalisation. Le grand saut.

À suivre. 👋